• vakorganisatie met Bijbelse visie
  • brede dienstverlening
  • veel voordeel voor leden

Het belang van goede communicatie bij niet betalende klant

23 FEBRUARI 2017

Als een klant een factuur niet op tijd betaalt, dan zijn er op dat moment verschillende manieren om uw klant daar op aan te spreken. Zo kunt u een aanmaning versturen (al dan niet per e-mail), of telefonisch contact opnemen. Hoe dan ook, goede communicatie richting en met uw klant is van groot belang! Hieronder enkele tips:

Bepaal uw doel voor u contact zoekt

Wat wilt u bereiken met een telefoontje of brief? Direct betaald worden, een betalingsregeling, andere toezeggingen? Hoe beter u zich voorbereidt, hoe beter u de richting van het gesprek kunt bepalen.

Eerst bellen!

Wanneer een klant een factuur niet betaalt, hoeft dit niet direct te duiden op kwade bedoelingen. Direct een sommatiebrief sturen nadat de betalingstermijn verlopen is, zeker bij goede relaties, wat teveel van het goede. Het is raadzaam om eerst telefonisch contact te zoeken met de debiteur. Besteed niet teveel aandacht aan de oorzaken voor het uitblijven van de betaling, maar focus op het vervolg. Maak een mondelinge afspraak voor een nieuwe datum en laat deze schriftelijk bevestigd worden.

Niet dreigen!

Blijf zakelijk en correct. Het is ergerlijk wanneer te laat betaald wordt, maar pittige taal en dreigementen leveren meestal weinig op. Een incassobureau inschakelen kan altijd nog en maakt onderdeel uit van elke normale procedure. Doe een beroep op de redelijkheid.

Kweek begrip bij klanten

Wijs uw klanten erop wat de gevolgen zijn als ze niet tijdig betalen. Bijvoorbeeld met een korte zin op de factuur, zoals "wij bieden u de mogelijkheid om pas na levering te betalen. Deze service kunnen we alleen maar blijven doen als onze facturen binnen 2 weken betaald worden. Wij rekenen op uw medewerking". Hiermee kweekt u begrip voor uw werkwijze en dat zorgt voor een positieve reactie.

Koester de klanten die op tijd betalen

Op tijd betalen zou eigenlijk de normaalste zaak van de wereld moeten zijn, maar blijkt soms eerder uitzondering dan regel. Puur en alleen focussen op de klanten die niet betalen, verplaatst uw energie van de klanten die wél keurig op tijd betalen, naar hen die verzuimen. Besteed daarom ook aandacht aan hen die wel op tijd betalen. Laat uw waardering blijken en beloon deze klanten.

Onderhoud goed contact met klanten

Een goed onderhouden relatie met klanten is niet alleen belangrijk bij het verkopen en leveren van diensten en producten. Nee, juist nadat de producten geleverd zijn is een fatsoenlijke verstandhouding belangrijk. Wanneer klanten u graag over de vloer zien komen en het contact goed is, zullen zij eerder bereid zijn openstaande facturen te betalen. Zoek dus niet alleen contact met klanten wanneer u kampt met openstaande facturen, maar toon ook tussentijdse belangstelling.

Bron: Debiteurenbeurs

is bij de RMU. Reageren? Laat hieronder een bericht achter of stuur een mail: reageren@rmu.nu.
Delen