gratis Dopper cadeau (t.w.v. 12,50 Euro)Lid worden tijdens de zomeractie

Beoordelingsgesprek in 4 stappen

19 DECEMBER 2017

 

De dagen worden korter, de sneeuw ligt op de ontbladerde bomen en de temperatuur doet winters aan. Een mooie tijd om met je medewerkers terug te blikken op hun prestaties in het afgelopen jaar. Maar welke gesprek(s)vorm – en inhoud heeft de meeste toegevoegde waarde? Want eerlijk is eerlijk, een flink percentage leidinggevenden heeft er behoorlijk moeite mee om te praten over het eigen of andermans presteren.

34 procent van de medewerkers ervaart het gesprek als stressvol en driekwart van de managers vindt beoordelingsgesprekken nuttig voor zowel de medewerker in kwestie als voor het bedrijf.

Voor het beoordelen van het functioneren van medewerkers bestaan twee gespreksvormen: het beoordelingsgesprek en het functioneringsgesprek. Deze gesprekken lijken erg op elkaar en worden dan ook regelmatig verward. Bij veel organisaties is een mengvorm van beide gesprekstypen ontstaan. Dat werkt verwarrend.

Wat is het verschil tussen een functionerings- en beoordelingsgesprek?

Het functioneringsgesprek is in zijn zuivere vorm is een tweerichtingsgesprek, heeft geen juridische gevolgen en is toekomstgericht. Behalve het functioneren van de medewerker worden ook het functioneren van de manager, de onderlinge samenwerking en de organisatie onder de loep genomen. Het beoordelende karakter en de bijhorende waardering staan veel minder centraal. Veel meer wordt gekeken naar hoe gaan we verder. Een dergelijk gesprek vindt halverwege het jaar plaats.

Het beoordelingsgesprek (eindejaarsgesprek) is een terugblik waarbij salarisconsequenties voor de toekomst mogelijk zijn. Bij een beoordelingsgesprek staan het functioneren en de uitvoering van het takenpakket centraal. Als manager spreekt je hier letterlijk ‘een oordeel’ uit over de medewerker en niet andersom.

Wees duidelijk

Op voorhand hebben veel medewerkers soms toch al het gevoel dat ze beoordeeld en afgerekend zullen worden tijdens een functioneringsgesprek. Dergelijke angst kan ten koste gaan van de inbreng en openheid van de medewerker in het gesprek. Het woord beoordeling roept vaak nog grotere angsten en weerstand op. Zelfs medewerkers die normaliter goed functioneren, kunnen irreële gedachten hebben. Belangrijk is dus het onderscheid zuiver te houden, en dit vooraf goed te benoemen.

4 stappen voor een goed gesprek

  1. Bereid je voor en zet vooroordelen aan de kant
    Als manager ben je de gespreksleider en zal je vooraf aan voorbereiding moeten doen. Beoordelen blijft een subjectief gebeuren. Bedenk dat jouw manier van waarnemen kan leiden tot verkeerde conclusies. Goede eigenschappen van een medewerker of je persoonlijke sympathie kan leiden tot een (te) goede beoordeling. Wees kritisch ten opzichte van je eigen vooroordelen, verwachtingspatronen, ergernissen en sympathieën.
  2. Wees ontspannen en let op je lichaamstaal
    Creëer een ontspannen sfeer. De bekende koffie- of theevraag creëert vaak al op opening. Om de sfeer ontspannen te houden doet non-verbale communicatie meer dan we op het eerst gezicht vermoeden. Sommige non-verbale signalen moedigen medewerkers aan, maar het naar achteren leunen met gekruiste benen kan duiden op gebrek aan belangstelling. Samengevouwen handen in de nek geven zelfs (onbedoeld) een superieure uitstraling aan: ‘ik weet het beter!’.
  3. Leg uit waar het gesprek over gaat
    Begin het gesprek met uit te leggen wat het doel en de inhoud is van het beoordelingsgesprek. De kern van het gesprek is de beoordeling van aspecten als: de toepassing van kennis en ervaring, vaardigheden, houding en inzet en persoonlijke doelstellingen. Je kunt structuur aanbrengen door bijvoorbeeld een formulier met beoordelingscriteria in het gesprek te hanteren.
    De criteria houden verband met de bedrijfsdoelstellingen en worden ook (h)erkend door de medewerkers. Als je als organisatie veel nadruk legt op klantentevredenheid dan zal je daar doelstellingen voor ontwikkelen en dit intern aandacht geven. Medewerkers kijken er dan niet vreemd van op als ze onder andere worden beoordeeld, op criteria als helder communiceren, professioneel werk leveren, en afspraken consequent nakomen.
  4. Sluit het gesprek positief en toekomstgericht af
    Een goed beoordelingsgesprek is opbouwend en er zijn altijd toekomstgerichte elementen in opgenomen. Leg tijdens de afsluiting van het gesprek vast welke vaardigheden extra aandacht nodig hebben in de komende periode, welke activiteiten er op stapel staan en welke persoonlijke doelstellingen behaald moeten worden. Laat de afsluiting zoveel mogelijk positief zijn.

Doordat je als leidinggevende de krachten en de zwakheden van de medewerker en jezelf vooraf en achteraf analyseert kan dit tot betere aansluiting leiden in de samenwerking. Dat is altijd positief voor de werkrelatie en motivatie!

Jan Visser
Jan Visser is adviseur Ondernemers & loopbaancoach bij de RMU. Reageren? Laat hieronder een bericht achter of stuur Jan Visser een mail: reageren@rmu.nu.
Delen